Política de tratamiento de datos personales

Rojas y Rincón Cía. Ltda. Versión 1.1, vigente desde el 19 de octubre de 2026. Última actualización: 20 de octubre de 2026.

En Rojas y Rincón Cía. Ltda. cuidamos la información que nos confían las familias, empresas e instituciones que asesoramos. Esta política explica qué datos personales tratamos, para qué, con quién los compartimos y cómo puede usted ejercer sus derechos como titular.

1. Responsable del tratamiento

Rojas y Rincón Cía. Ltda. (en adelante, «la Agencia») es una agencia de seguros, intermediaria exclusiva de Seguros Bolívar.

2. Marco legal

Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (hoy compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y las demás normas que los modifiquen, adicionen o complementen.

3. Definiciones

• Titular: la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Autorización: el consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos.
• Responsable: quien decide sobre la base de datos y el tratamiento. En esta política, la Agencia.
• Encargado: quien trata datos personales por cuenta del responsable.
• Transferencia: el envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
• Transmisión: la comunicación de datos a un encargado para que los trate por cuenta del responsable, dentro o fuera de Colombia.

4. Principios

Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica, esto significa que solo pedimos los datos que necesitamos, los usamos para lo que informamos y los protegemos.

5. Datos que tratamos

No almacenamos números completos de tarjetas de crédito ni claves bancarias.

6. Finalidades

Tratamos los datos personales para:

1. Atender las solicitudes que usted nos hace: contactarle por llamada, WhatsApp o correo, agendar reuniones y asesorarle sobre lo que nos consultó.
2. Gestionar ante Seguros Bolívar la evaluación de propuestas, cotizaciones, solicitudes, expedición, inclusiones, modificaciones, renovaciones y cancelaciones de seguros.
3. Acompañarle en reclamaciones ante la aseguradora.
4. Gestionar el recaudo, la cartera y la conciliación de pagos.
5. Enviarle recordatorios de renovación, de pago y novedades de las pólizas que tiene con nosotros.
6. Fines comerciales: contactarle para asesorarle sobre este y otros seguros y enviarle información comercial, educativa o de bienestar. Solo lo hacemos si usted lo autorizó por separado. Esa autorización es opcional, puede retirarla en cualquier momento y negarla no afecta el servicio de sus pólizas.
7. Medir la calidad de nuestro servicio y su satisfacción.
8. Cumplir las obligaciones legales, contables, tributarias y regulatorias que nos apliquen, incluidas las de prevención del lavado de activos y la financiación del terrorismo cuando correspondan.
9. Gestionar la relación con proveedores, aliados y colaboradores.
10. Atender requerimientos de autoridades competentes.

7. Datos sensibles

Solo tratamos datos sensibles cuando son indispensables para un trámite que usted solicita; por ejemplo, la información de salud que la aseguradora exige para algunos seguros o para atender una reclamación. En esos casos:

• Usted no está obligado a autorizar el tratamiento de sus datos sensibles. Sin embargo, sin ellos es posible que la aseguradora no pueda tramitar la solicitud o la reclamación.
• Le informaremos cuáles de los datos que pedimos son sensibles y para qué los usaremos.
• Pediremos su autorización explícita, y el acceso a esos datos estará restringido a las personas que los necesitan para el trámite.

Por favor, no incluya información de salud en los formularios de nuestra página web. Si su consulta la requiere, se la pediremos por un canal adecuado.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes

Tratamos datos de menores de edad únicamente cuando son asegurados o beneficiarios de un seguro, como el seguro de accidentes escolares, y siempre:

• Respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013.
• Con la autorización de su representante legal (el padre, la madre o quien tenga la representación legal del menor), quien al otorgarla tiene en cuenta la opinión del menor según su madurez.
• Pidiendo solo los datos necesarios para incluirle en el seguro, verificar el pago y atender una eventual reclamación.

9. Autorización

Pedimos su autorización previa, expresa e informada antes de tratar sus datos, por escrito, en formularios físicos o digitales (como la casilla de autorización de nuestra página web), de forma verbal con registro, o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que la otorgó. Conservamos la prueba de su autorización.

La autorización para fines comerciales, es decir, para contactarle y asesorarle u ofrecerle este y otros seguros, se pide aparte, en una casilla o pregunta distinta, y es opcional. Si no la otorga, o la retira después, eso no afecta la atención ni el servicio de sus pólizas.

Cuando usted nos entrega datos de otras personas (por ejemplo, de asegurados o beneficiarios), declara que cuenta con su autorización o con la facultad legal para entregarlos, y que les dará a conocer esta política.

Cuando recibimos datos de un aliado o de un referido, solo los usamos si el titular autorizó compartirlos con la Agencia. En el primer contacto le decimos quiénes somos, de dónde obtuvimos sus datos y cómo ejercer sus derechos.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, como la información requerida por una entidad pública en ejercicio de sus funciones, los datos de naturaleza pública o los casos de urgencia médica o sanitaria.

10. Con quién compartimos los datos

Compartimos datos personales solo en estos casos:

• Transferencia a Seguros Bolívar, como otro responsable. Para evaluar propuestas, cotizar, expedir y administrar las pólizas y atender reclamaciones, transferimos los datos necesarios a las compañías de Seguros Bolívar que expiden los seguros en Colombia (como Compañía de Seguros Bolívar S.A. y Seguros Comerciales Bolívar S.A.). Desde ese momento, Seguros Bolívar también es responsable del tratamiento de esos datos, según su propia política, y usted puede ejercer sus derechos ante ella.
• Transmisión a encargados: nuestros proveedores tecnológicos. Usamos proveedores de gestión de clientes, correo, almacenamiento en la nube, alojamiento del sitio web, formularios en línea y mensajería. Ellos tratan los datos por cuenta de la Agencia y siguiendo sus instrucciones, con obligaciones de confidencialidad y seguridad. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, por ejemplo en Estados Unidos o en la Unión Europea; en esos casos, la transmisión internacional se hace conforme a la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación.
• Autoridades, cuando lo exija la ley o una orden competente.

No vendemos ni alquilamos datos personales.

11. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización que nos otorgó, salvo en los casos en que la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que le hemos dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Agencia.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos; por ejemplo, mientras tenga una póliza vigente o existan obligaciones pendientes.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Pueden ejercer estos derechos el titular, acreditando su identidad; sus causahabientes; su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de los menores de edad los ejercen sus representantes legales.

12. Área responsable y canales de atención

El área responsable de atender consultas y reclamos sobre datos personales es la Gerencia General de la Agencia. Puede contactarla por:

• Correo electrónico: info@rojasyrincon.com.co, con el asunto «Datos personales».
• Por escrito en nuestra oficina: Calle 7 # 5E-36, barrio Popular, Cúcuta.
• Teléfono: +57 322 235 0272, lunes a viernes de 8:00 a. m. a 12:00 m. y de 2:00 a 6:00 p. m., y sábados de 8:00 a. m. a 12:00 m.

13. Consultas y reclamos sobre sus datos

Estos canales son para lo relacionado con sus datos personales. Si necesita reclamar una indemnización por un siniestro, comuníquese con la línea #322 de Seguros Bolívar desde su celular y avísenos para acompañarle.

Qué debe incluir su solicitud

Nombre e identificación del titular, descripción de lo que solicita, dirección física o electrónica para enviarle la respuesta y, si aplica, los documentos que quiera hacer valer. Si actúa en nombre de otra persona, adjunte el documento que lo acredita.

Consultas

Para conocer la información que tenemos sobre usted. La respondemos en un máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no fuera posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará cinco (5) días hábiles adicionales (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Para corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización o advertir un incumplimiento (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012):

• Si el reclamo está incompleto, le pediremos dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo que lo complete. Si pasan dos (2) meses desde la fecha de ese requerimiento sin que nos entregue la información, se entenderá que desistió.
• Si la Agencia no es competente para resolverlo (por ejemplo, porque corresponde a Seguros Bolívar), lo trasladaremos a quien corresponda en un máximo de dos (2) días hábiles y le informaremos.
• Una vez recibido el reclamo completo, marcaremos sus datos con la leyenda «reclamo en trámite» y el motivo del reclamo en un máximo de dos (2) días hábiles, hasta que se resuelva.
• Lo resolveremos en un máximo de quince (15) días hábiles desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, le informaremos el motivo y la nueva fecha, que no superará ocho (8) días hábiles adicionales.

Solo después de agotar este trámite ante la Agencia podrá presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

14. Seguridad de la información

Aplicamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado, como el acceso restringido según el cargo y el uso de herramientas con usuario y contraseña personales.

15. Sitio web

• Este sitio (rojasyrincon.com.co) no usa cookies de publicidad ni de seguimiento.
• Las respuestas del diagnóstico de protección se procesan en su navegador. Solo nos llegan si usted decide enviarlas por el formulario o por WhatsApp.
• Los datos que envía por el formulario quedan registrados en el servicio de alojamiento del sitio, nos llegan por correo electrónico y los registramos en nuestra herramienta de gestión de clientes para darle seguimiento. El proveedor de alojamiento puede registrar datos técnicos, como la dirección IP, por razones de seguridad.
• En la página del seguro escolar (seguroescolar.rojasyrincon.com.co), el formulario lo procesa un proveedor de formularios en línea y la información se registra en nuestra herramienta de control de recaudo. Esa página también carga fuentes tipográficas de un proveedor externo. Estos proveedores pueden recibir datos técnicos de su navegador, como la dirección IP, y usar sus propias cookies según sus políticas.
• Si nos escribe por WhatsApp, esa plataforma trata sus datos según sus propias políticas.

16. Conservación de los datos

Conservamos los datos mientras sean necesarios para las finalidades descritas, mientras dure la relación con usted y durante los plazos que exijan las normas contables, comerciales y del sector asegurador. Los datos de personas que nos contactaron pero no se vincularon como clientes se conservan por dos (2) años desde el último contacto, salvo que usted revoque su autorización o pida su supresión antes.

17. Cambios y vigencia

Esta política rige desde el 19 de octubre de 2026. Si hacemos cambios sustanciales, los publicaremos en este sitio y se los comunicaremos antes de aplicarlos. Si el cambio se refiere a la finalidad del tratamiento, le pediremos una nueva autorización. Las bases de datos estarán vigentes mientras se mantengan las finalidades que justifican el tratamiento.